档案案工作处于不断演进的过程中，数字档案管理系统或数字档案馆的创建已然成为时代的迫切需求。那么，为何要大力推动数字档案馆的建设呢？

1. 管理便捷精准

▪ 降低物理空间占用：传统纸质档案需大量库房空间存储，而数字档案馆将档案信息数字化存储，极大节省物理空间。例如，一个中等规模的传统档案馆可能需数千平方米库房存放档案，数字化后，相同数量的档案信息只需几十平方米的服务器机房即可存储。

▪ 直观数据图表管理：数字档案馆的管理系统能以数据、图表等直观形式呈现档案信息，管理人员可更清晰、快速了解档案整体情况，如档案类型分布、年代分布等，便于针对性管理和决策。比如，通过可视化图表，管理人员能一眼看出哪类档案数量较多、哪一年代的档案利用率较高等，从而合理调整管理策略。

▪ 减少人工操作误差：传统纸质档案管理各步骤由工作人员手动操作、人工核对，易产生疏忽和错误，且需反复核对。数字档案馆依托信息化管理系统，可自动记录和处理大量数据，减少人工干预，降低错误发生率。例如，在档案分类、归档等环节，系统可根据预设规则自动进行，避免人工分类可能出现的错误。

2. 工作智能化

▪ 馆藏信息自动统计与实时更新：档案原数据存储于服务器，数字档案系统可自动统计档案数量、类型、利用情况等信息，并实时更新馆藏信息，无需人工逐一盘点和记录。管理人员可随时掌握档案较新动态，为决策提供准确数据支持。比如，管理人员可随时查看某一时间段内档案的查阅次数、新增档案数量等信息。

▪ 报表自动生成：系统能根据预设模板和统计数据自动生成各类报表，如档案利用报表、库存报表等，节省人工制作报表的时间和精力，同时提高报表准确性和规范性。例如，每月或每季度的档案利用情况报表可自动生成，详细记录不同类型档案的查阅人数、查阅目的等信息，为后续工作分析和总结提供依据。

▪ 便捷的档案信息打印：档案工作人员可方便地打印档案的脊背、封面、案卷目录、文件目录、备考表等信息，无需手动填写和排版，提高工作效率和档案整理的规范性。例如，在档案整理过程中，工作人员可快速打印出标准格式的档案封面和目录，使档案外观更加整洁、统一。

3. 检索查询便利

▪ 智能查询手段多样：传统检索方式下，档案管理人员需从众多目录中查找目标档案，费时费力，面对模糊查档需求时往往大海捞针。数字档案馆建成后，依托数字化资源库，可为查档者提供模糊搜索、组合查询、分类查询甚至全文检索等智能查询手段。例如，查档者只记得档案中的某个关键词，通过模糊搜索就能找到相关档案；或者根据档案的类型、年代、作者等多个条件进行组合查询，精准定位目标档案。

▪ 突破时空限制：数字档案馆打破时间和空间限制，用户可随时随地通过网络访问档案馆系统进行档案查询，无需亲自到档案馆现场。比如，异地用户可在晚上或周末等非工作时间，通过互联网在家中就能查询到所需的档案信息，大大提高档案利用效率。

▪ 快速准确获取结果：数字化档案信息可实现快速检索和定位，相比传统方式，查询时间大幅缩短。以前手动查阅档案可能需要半小时甚至更长时间，而在数字档案馆系统中，单次检索查阅档案全文信息通常不超过20秒，单件次档案查阅登记到办理利用完毕时间缩短至5分钟以内，能快速满足用户需求。

上一篇： 智慧政务平台

下一篇： 数字化档案管理系统：助力提升管理效率的新法宝