新闻中心

活动策划要准备哪些物料

浏览量:23来源:新闻中心发布时间:2020·06·17

  物料准备

  (1)物料制作

  宣传物料、现场布置都需要提前设计后,安排供应商进行制作,如背景板、横幅、海报、水牌、刀旗、邀请函、展板、背贴、埋套、立体字……根据策划方案效果图的安排,一一落实。

  (2)电子设备

  LED屏、灯光、音响、电脑、切换台、麦克风、遥控器、WIFI等电子设备的东西,不仅要提前准备落实好,还需要安排专门的时间进行现场调试。而且像麦克风这种,一定要多准备,机会每个现场都多少会有出现问题的时候。

  (3)饮品小吃

  水是基础的必需品,无论是给工作人员的还是给嘉宾的,预算再少也要准备,有条件的可以准备一些西式餐点、水果盘之类的,基本的接待不可怠慢。

  (4)地毯

  地毯这方面要提前沟通好,一般都不需要自己买,像酒店场地这种大多有配备,而没的话要求布场的供应商准备。

  (5)签到品

  签到方面,有的是打印在A4纸上进行到场登记,有的是在背景板上进行签到,根据具体情况分别准备好中性笔和马克笔。

  (6)花束

  花束的准备是为了喜庆和好看,一般是放在主持台、签约台、贵宾室桌子上,可以让供应商统一安排,也可以自行找花店配备,这些都是常规,要求不用太高。当然,花品的选择尽量不要选一些刺激性比较重的,因为你不知道什么人会过敏。

  (7)桌椅

  明确好桌椅的数量和尺寸,让供应商准备好,到了现场进行摆放,并且每个桌椅都需要有桌布和椅套,这样会显得更加正式。

  (8)礼花

  礼花看需求准备吧,而且要提前沟通场地能不能放,现在有一些酒店为了避免清洁困难是不让放礼花的。

  (9)名牌椅贴

  一般领导嘉宾和论坛舞台上会摆放名牌,一来是表示尊重,二来是领导嘉宾的现场照片都是可以用来造势的。而其他次级的嘉宾或者参会人员一般只要按区域划分做背贴可以了,方便人员到现场可以自己找位置,以免现场混乱。

  (10)服装

  一般正式的会议上,工作人员都会有统一的服装配备,这样显得更加专业和正式一点,也方便参会人员咨询。

  (11)证件

  参会证件按照不同的需求一般分为5类,工作证、布场证、媒体证、参会证、嘉宾证,不同的证件用不同的证件带,方便区分。

  (12)倒计时板

  一般活动的举办无论是发言讨论还是搞游戏活动,都是有时间限制的,按照时间安排规定去保证活动在预定时间内完成,而不是超出,因此需要倒计时板的提醒。

  (13)接机/车牌

  有领导远道而来,接机接车时需要举牌以便识别。

  (14)礼仪

  提前安排好礼仪人员,彩排的时候要到位,且一般礼仪的衣服鞋子都是要统一的,这样看起来正式多,这个服装是让供应商去解决,他们一般都有合作专门做租赁的,有需要的还要准备礼仪盘。

  (15)证书奖状

  如果有颁奖这个环节的,要提前准备好了,人名和奖状信息一定不能错,不然现场是非常尴尬的,一定要核对核对再核对。

  (16)备用金

  备用金重要,在这里提醒各位职场小伙伴和公司负责人要看好了,每次举办活动总会多多少少有一些额外的花费地方,有一些金额还会涉及高,所以公司一定要预留好备用金,回头由票据报销冲账可以了。

  3.接待准备

  (1)工作餐

  工作餐要提前找好供应商准备,因为有时候数量太多的话,临时找餐厅可能是不够材料制作的。还有一种情况是活动在偏僻的地方举办,这个时候找好餐厅供应和送餐问题都是十分重要的,毕竟工作人员饿晕了还怎么干活,搞活动都是消耗体力和脑力的。注意了,像礼仪、志愿者、媒体记者的餐饮一般也是需要安排的。

  (2)餐厅

  邀请领导嘉宾参会,大部分都会在会后带他们去吃一顿,然后在饭桌上进行商业洽谈。跟工作餐一样,都要提前准备好,在什么地方吃,吃什么菜式,都是有讲究的,提前预定房间和菜式酒水的安排,好让领导嘉宾到餐厅不用等久有饭菜吃。

  (3)酒店住宿

  远道而来的领导嘉宾,需要为他们准备好酒店住宿的接待,需要提前找好酒店进行考察和合作洽谈,一般用企业身份去谈都是有优惠价的。如果是外地活动,还要给工作人员提前安排,当然,档次一般是跟领导嘉宾不一样的。

  (4)交通

  有些从外地受邀来参加的领导嘉宾,需要提前给他们订好机票和高铁票,到了目的地城市之后,需要提前安排车辆和专门的人员去接送。如果活动现场和酒店不是同一个地方的,也需要安排车辆进行接送。

  (5)会议室

  如果有单独商务合作洽谈准备的话,需要提前安排会议室,一般酒店里面都会用专门的商务会议,还会有酒店专门的人员协助。

  4.活动现场

  (1)参会人员引导

  安排好志愿者或者专门的工作人员做好参会人员的签到及坐席引导工作,避免现场出现混乱,不怕人多,怕乱。

  (2)停车位引导

  停车位的引导和安排要做好,也需要跟场地保卫处人员协调好车辆的停放规划,有些大活动是需要把大中小车分开停放的。

  (3)贵宾室引导

  领导嘉宾提前到场后,需要引导到贵宾室休息接待,而这个时间也正是管理层进行商务洽谈的机会。

  (4)设备传递

  像话筒、翻页笔这些经常会出问题的设备,在现场要有专门的人员手上拿着备用的,出现问题的时候立马更换。

  (5)媒体安排

  像电视台这种媒体基本上都是要在会前会后对关键人员进行采访的,媒体组的同事要负责好记者们的接待和采访需求安排配合。

  (6)接待车辆安排

  接待车辆要根据实际领导嘉宾的需求安排好,有的领导嘉宾来前面一下走了,车辆不能等到快结束才来等候。

  (7)布场安排

  布场主力在供应商的协助,能提前多久布场提前多久布场,一般都是提前一天完成,如果当天布场完的话时间太紧,有时候现场不好处理突发状况。

  (8)撤场安排

  活动结束好与供应商一起做好撤场,清单好物料设备,借的要还,有用的带走,保证好基本的卫生。

  5.活动后工作

  (1)媒体反馈

  跟踪好媒体的新闻发布情况,做好发布链接整理、剪报整理,如果可以的话,联系媒体协助统计阅读量也是好的。

  (2)摄影摄像素材整理

  要找摄影摄像人员拷贝好拍摄的资料,不要想着让他们网络发送过来,文件太大了,这些素材重要,以后宣传都靠它们了。

  (3)财务结算

  活动后做好决算表,清点好所有的支出,以便找财务报销。有甲方的话要找甲方催收尾款,别的乙方合作的老老实实给他们结算尾款。

  (4)工作总结汇报

  活动后要对此次活动进行总结和复盘,发现问题点,下次优化改变,输出总结报告,对相关领导汇报工作。

  结语:活动策划的具体执行大致上是如此,根据不同活动有所不同,也会有别的执行内容需要补充的,今天分享到这里,希望能对大家有用。

  • 返回顶部
  • 0931-8414525
  • 13909445161
  • 18009499709
  • 在线咨询
  • 微信二维码
    关注你附近