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大型会议活动策划的场地如何布置?需要注意什么?

浏览量:11来源:新闻中心发布时间:2020·03·13

  活动策划公司在布置会议场地的时候一定要切合会议主题,这样才能够不偏离会议举行的主题,不管是在音乐风格的选择上,还是在放置会议桌子的类型方面都必须要有一个比较清晰的要求才行。我们来分享一下大型会议活动策划的场地如何布置?需要注意什么?

  大型会议活动策划的场地如何布置?

  1、主题

  在布置的时候主要的是要切题,要符合会议的主题,在布置会议场地的时候千万不可以想什么做什么,更加不可以天马行空,而是要根据主办方他们的要求,会议举行的性质等等各个方面进行布置,这样才能够突出这一次会议的宗旨以及目的,举个例子,如果要举行度假型的会议可以在游艇上举行,整个会议场地的风格可以设置的特别的个性,轻松化。这都是会议公司在进行策划的时候应该提前制定。

  2、正规

  虽然参加会议的人他们不对会议现场的布置有什么特殊的喜好,但是他们在进入会场的那一个瞬间脑子里面便会有一个比较直观的心理感受,所以我们尽量要让会议现场变得比较整洁有序,这才能显示出会议的正规性。

  3、朴素

  会议主办者一般比较关心看重的是会议的效果,说实话如果要会议主办者从返繁华的会议场地以及舒适的会议环境进行选择的话,基本上大部分的主办者都会选择舒适的会议环境,而且主办者更加关心的是会议公司在设置场地的时候所需要使用的花费,尽量是能够用经济实惠的方法达成他们的想法,所以在进行会议场地布置的时候尽量做到朴素。

  举行大型会议活动策划需要注意什么?

  1、考虑好开场时间

  如果是内部活动,与会者也许在现场上班,那么开场时间会灵活。但是,如果他们都是9点钟上班,10点种再开始活动便不是特别合适了。因为他们可能要收发电子邮件、回电话或是处理其他突发事件等。如果有人得赶路来参加会议的话,活动开场时间不宜过早。因为若是在高峰期赶路,他们得承担较高的路费,或在路上浪费许多时间。要么做折衷安排,11点开始,12点半午餐,1点半到3点钟开会。

  2、可以考虑以午宴作为开始

  如果在下午举办活动是个不错的选择,可以以自选午餐作为活动的开始,这样可以使多数与会者在活动开始时准时到达。这样做的不足是难准确预测按时参加午宴的人数,所以配备多少食物也是个难题。

  3、不要取消晚上的活动

  是否取消晚上的活动是值得做个市场调查的。这样可以看看有多少潜在的会议代表认为这种晚上进行的半天会议是完全可以接受的。例如,忙碌的职业人也许发现可以早点过来参加这个活动。注意不要忽略有家庭责任的人,比如需要接孩子回家的人。与此同时,晚上也更容易找到合适的、能负担得起的场地——比如大学或学院的教室,它们空着也是空着,而且晚上可以停车的地方也较多。同样,由于有人会直接从工作的地方赶来参加活动,安排些茶点也是合情理的。

  4、宣传要相当谨慎

  尤其是有些人也许要赶几个小时路去参加一次半天活动,或是从那里返回。如果不能达到他们的预期效果,他们会特别不高兴。这意味着您必须清晰描述您的目标听众、合作组织,以及活动既定效果等等。您可以参考本书中关于组织大型会议中专题讨论会部分的详细建议,并以此来调整自己活动的基本理念、效果以及时间。

  5、可以考虑再举办一次这样的活动

  有时举办2至3次半天活动是值得的。您可以在同天的不同时段、一周的不同时间举办活动,也可以在不同的会场举办活动。这样,潜在的与会者可以任意选择了。但这样的活动常常不可能有主题演讲——几乎没人愿意把同样的演讲重复好几次。但是宣传活动便不同了,主办人会发现重复举办活动会吸引更多的目标听众。

  6、谨慎起草章程大纲

  您当然理想化地希望会议开始时,会议代表到齐了所以会议开始时应当安排些看似相当重要的内容。然而,即使是时间短的活动,也常会有代表迟到。所以尽量在正式开始活动15 分钟后再安排重要的活动内容。这样大家可能都到齐了,不可能遗漏掉重要事项。

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